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Communiqué concernant la transition de Trackie à partir de R2

Bonjour à tous,

Veuillez trouver ci-dessous des informations supplémentaires sur notre transition en cours de R2 à Trackie. Veuillez lire attentivement ces renseignements – ils sont importants.

Veuillez partager cette information avec votre conseil provincial, vos membres et la publier sur votre site Web et sur les médias sociaux, le cas échéant.

Pourquoi tous ces changements ?

Racquetball Canada a transféré ses services de classement, d’inscription aux événements, de gestion d’événements et d’adhésion du système R2 à une entreprise canadienne appelée Trackie. Notre transition vers un nouveau partenaire pour les services susmentionnés découle des exigences de financement de Sport Canada et des lois canadiennes sur la protection des renseignements personnels. De plus, nous avons besoin d’un meilleur accès à nos données de classement en tout temps.

Nous sommes mandatés par Sport Canada, et une condition de notre financement est que nous fournissions tous nos services en français et en anglais; et nous pourrons le faire en utilisant Trackie. De plus, dans certaines provinces, les lois provinciales sur la protection de la vie privée exigent que les données d’enregistrement soient conservées sur des serveurs canadiens. En raison de ces exigences, nous passons à un fournisseur canadien de services pour les fonctions susmentionnées, car il peut répondre à nos exigences en matière de service bilingue et ses serveurs se trouvent au Canada.

Où trouver les informations ?

Toutes les informations concernant le racquetball au Canada, les événements et les classements peuvent être trouvées à la site de Web .  Cliquez sur l’onglet «classements» pour trouver les classements actuels. Les événements, et les liens vers ces événements, se trouvent sous l’onglet Compétitions. Les informations relatives aux événements de 2020 seront accessibles à la mi-décembre (informations complémentaires ci-dessous).

Adhésions

  • Racquetball Canada et ses partenaires provinciaux ont adopté une nouvelle structure d’adhésion. Si vous n’êtes pas familiers avec les changements apportés au système des adhésions et les raisons pour lesquelles ils ont été faits, vous pouvez consulter les informations de base et leur justification ici : 
  • Dans la nouvelle structure, l’année d’adhésion sera chaque année du 31 août au 1er septembre. Les adhésions à Racquetball Canada seront au même prix peu importe le moment où elles seront achetées, et elles expireront toutes le 31 août de chaque année. Nous avons exporté la base de données existante des membres de Racquetball Canada dans le nouveau système (Trackie). Si vous avez acheté votre adhésion à Racquetball Canada entre le 1er avril et le 15 novembre 2019, votre adhésion à Racquetball Canada expirera le 31 août 2020, vous n’aurez donc pas à renouveler votre adhésion avant l’automne prochain. Si vous avez acheté votre adhésion à Racquetball Canada avant le 31 mars 2019, vous devrez renouveler votre adhésion lorsque vous vous inscrirez à un tournoi en 2020. Veuillez consulter le document ci-dessus pour un aperçu complet de la nouvelle structure d’adhésion et des tarifs. Bref, si vous participez à des épreuves de sélection ou à des championnats nationaux, votre adhésion à Racquetball Canada sera de 30 $ (auparavant, ce montant était de 25 $). Si vous ne participez pas aux épreuves de sélection ou aux championnats nationaux, votre adhésion à Racquetball Canada vous coûtera 3,00 $.

Gestion des tournois sur R2 jusqu’au 31 décembre 2019

En raison de notre transition de R2 à Trackie, le site Web racquetball.ca et la page des événements de racquetball associés ont été fermés. Si vous avez un tournoi qui se déroule entre maintenant et le 31 décembre, veuillez consulter les informations ci-dessous.

  • Dès que votre tournoi est terminé, faites-le savoir à Adrian Webb, Terry Nelson et moi-même afin que nous puissions nous assurer d’exporter vos résultats.
  • Si vous avez déjà un tournoi configuré pour fonctionner sur R2 d’ici au 31 décembre, vous devriez quand même y avoir accès en vous connectant via le lien suivant, filtrez par pays et par sport pour accéder à votre tournoi.
  • Si vous rencontrez des problèmes d’accès à votre tournoi, veuillez en informer Adrian Webb ou moi-même et nous vous aiderons à tout régler.
  • Si vous prévoyez organiser un tournoi sur R2 d’ici au 31 décembre et que vous ne l’avez pas organisé dans R2, il y aura des frais de 20 $ payables à R2 pour l’organisation. Trackie a offert de rembourser ce coût aux directeurs de tournois.
  • Si vous avez besoin d’organiser un tournoi sur R2 d’ici la fin du mois de décembre, faites-le savoir à Adrian Webb (racqreation@sympatico.ca <mailto:racqreation@sympatico.ca> ) et à moi-même afin que nous puissions vous aider et vous assurer le remboursement des frais d’inscription.
  • Les options de paiement en ligne disponibles pour les tournois qui se dérouleront avant le 31 décembre 2019, mais qui n’ont pas encore été mis en place, pourraient être perturbées. Si vous avez besoin d’options de paiement en ligne pour un tournoi que vous n’avez pas encore mis en place en décembre, faites-le savoir à Adrian Webb et à moi pour que nous puissions vous aider avec cet élément également.

Tournois qui se déroulent à partir du 1er janvier 2020

  • Tous les tournois qui auront lieu le 1er janvier 2020 et au-delà seront organisés par Trackie, car ce système intègre l’inscription et la gestion des tournois à notre système d’adhésion et de classement. Tous les tournois doivent être gérés par Trackie afin que les joueurs soient inclus dans le classement et pour s’assurer que tous les joueurs sont membres et assurés (l’assurance est fournie avec l’adhésion).
  • Il y aura un tutoriel disponible la semaine du 25 novembre pour les associations provinciales et les directeurs de tournois sur la façon d’organiser un tournoi dans Trackie. Cela comprendra un document Word et une vidéo.
  • N’importe qui pourra mettre en place un tournoi sanctionné sur le système Trackie.  Le système vérifiera automatiquement si toutes les personnes qui s’inscrivent pour jouer sont membres (si ce n’est pas le cas, elles seront automatiquement liées au système d’adhésion pour renouveler ou acheter une adhésion). Le système intègre également une approbation de la sanction. Avant qu’un tournoi puisse être rendu public, il devra être approuvé par l’AP respective (pour l’Alberta, la Saskatchewan, le Manitoba, le Québec et le Nouveau-Brunswick) ou par Racquetball Canada (pour la Colombie-Britannique, l’Ontario, la Nouvelle-Écosse, Terre-Neuve et l’Île-du-Prince-Édouard). La vérification de sanction est en place pour vérifier que le directeur du tournoi est un membre de Racquetball Canada, que le tourni a un plan d’action d’urgence (PAE) en place et qu’il y a une assurance en place. Les particularités de ce processus seront décrites dans le tutoriel. Des instructions sur ce qu’est un PAE et comment en remplir un seront fournies, ainsi que des renseignements supplémentaires sur l’assurance. L’assurance est en place pour toutes les provinces soit par l’entremise d’une assurance provinciale (AB, SK, MB, QC et NB), soit par l’entremise du programme d’assurance de Racquetball Canada (CB, ON, NÉ, IPÉ, TN). L’exigence de sanction a été ajoutée pour une double vérification de sécurité et pour s’assurer que nous avons la bonne documentation pour notre compagnie d’assurance si un incident se produit. Adrian Webb sera toujours un point de contact pour l’assistance à la mise en place et à la gestion du tournoi.
  • Veuillez noter que tous les participants à un tournoi (y compris les tournois en double seulement) doivent être membres de Racquetball Canada et de leur association provinciale (le cas échéant). La sanction, bien qu’elle soit liée au classement, est également une exigence de l’assurance. La sanction vérifie que le tournoi, son directeur et tous les participants sont assurés et que les règles appropriées sont respectées. Ainsi, tous les tournois devront être sanctionnés et passer par Trackie. Sans ces éléments en place (sanction, assurance et adhésion), Racquetball Canada et nos associations provinciales membres sont responsables.  C’est une pratique courante pour les organismes de sport.
  • Jan Hanson (directrice des communications) et moi avons une réunion la semaine prochaine avec Trackie pour établir un lien entre les événements et tournois qui sont créés dans Trackie et les tournois énumérés sur la page des événements de Racquetball Canada. Une fois approuvés et publics, les événements/tournois créés dans Trackie seront automatiquement chargés sur la page des événements du site Web de Racquetball Canada. Nous prévoyons que ce système sera opérationnel d’ici la mi-décembre.

Classements

  • Racquetball Canada utilise le même système de classement «à double saut» qui est en place depuis plusieurs années. Le processus et les procédures de classement n’ont pas changé.
  • L’équipe de Trackie met actuellement la dernière main au classement de Racquetball Canada. Pour la période du 15 novembre au 31 décembre, les classements seront mis à jour manuellement et les résultats seront disponibles par l’entremise de R2. À partir du 1er janvier, les résultats des tournois de Trackie seront automatiquement intégrés à notre système de classement.
  • Bien que les anciennes pages de classement et de tournois ne soient plus disponibles, Racquetball Canada possède les données nécessaires pour continuer à créer et à tenir à jour nos classements.

Veuillez continuer à consulter (et à lire) vos courriels, le site Web de Racquetball Canada et les médias sociaux pour les mises à jour à mesure que nous avançons dans cette transition. Vos questions et préoccupations sont les bienvenues et peuvent m’être adressées. 

Je vous remercie.

Bien cordialement,

Donna Harris

Executive Director | Directrice Executive

Racquetball Canada